Indico au LAL

Indico est un outil permettant de gérer des événements, du plus simple (séminaire) aux plus compliqués (conférence internationale), en passant par les "meetings" (réunion de groupe).
Il permet de définir un agenda pour l'événement, auquel les intervenants pourront attacher leur présentation ou tout autre document.
Pour la partie gestion de conférences, tous les aspects sont traités, y compris la revue des soumissions par exemple, mais pas les aspects financiers (inscriptions payantes). Indico

Le LAL offre un service Indico (indico.lal.in2p3.fr), utilisable pour l'ensemble des activités du LAL et de ses partenaires. Il existe aussi une autre instance, ouverte à tout l'IN2P3.

Cette page donne quelques indications pour démarrer avec Indico. En cas de problème avec l'instance du LAL, contacter le support informatique en déposant un ticket.

Obtenir un compte

Pour créer un évènement, et généralement pour s'inscrire à un évènement, il faut avoir un compte sur l'instance Indico. Pour obtenir un compte, il faut cliquer sur "S'identifier' et utiliser le lien en bas du formulaire. L'adresse email utilisée doit être une adresse institutionnelle (une adresse gmail n'est pas acceptée).

La création d'un compte est soumise à une validation par un être humain ! Il peut donc s'écouler plusieurs heures avant qu'une demande soit validée (et elles ne sont généralement pas validées pendant les week-ends et jours fériés).

Note : les comptes utilisateur de l'instance du LAL et de celle de l'IN2P3 sont différents. Si vous souhaitez utiliser les deux instances, il faut créer un compte sur chacune d'elle. La procédure de création de compte est la même dans les deux cas et la remarque sur la validation s'applique aussi à l'instance de l'IN2P3.

Créer un évènement

Il existe 3 type d'évènements :

  • Séminaire (ou Lecture) : un évènement qui n'a pas d'agenda mais qui permet d'indiquer l'heure et le lieu, ainsi que d'attacher des documents à l'évènement.
  • Réunion (ou Meeting) : un évènement auquel est associé un agenda.
  • Conférence (ou Conference) : un évènement qui comporte des indications complémentaires comme l'hébergement, le moyen de s'y rendre...

Dans tous les cas, on peut associer une gestion d'inscription à l'évènement.

La création d'un nouvel évènement se fait avec le bouton '+' en haut à droite de la page : indiquer le titre de l'évènement, sa catégorie (voir ci-dessous), sa date et éventuellement son lieu. Une fois l'évènement créé, on est dans l'interface d'administration de l'évènement qui permet de gérer l'agenda, les inscriptions... Un bouton 'Switch to event page' permet d'accéder à la vue utilisateur de l'évènement : c'est l'URL qu'il faut diffuser. Quand on est dans la vue utilisateur

Cloner un évènement

Quand on organise des évènements récurrents, il est possible de créer un nouvel évènement en clonant le précédent. Lors du clonage, on peut sélectionner les éléments à cloner. Par défaut c'est essentiellement l'agenda sans les documents attachés. Il est possible ensuite de modifier l'agenda.

Organisation des évènements (Catégories)

Les évènements sont organisés en catégorie. La catégorie de l'évènement est indiquée lors de sa création et peut être changée ultérieurement sans impact sur les URLs. Par défaut, la catégorie proposée lors de la création de l'évènement est la catégorie courante (celle qui est visualisée).

Pour chaque catégorie, la liste des utilisateurs pouvant créer un évènement est différente.

Une catégorie peut contenir soit une sous-catégorie, soit des évènements mais pas les deux.

Rechercher un évènement

Il est possible de rechercher un évènement avec le bouton en forme d'oeil en haut à droite de la page. Par défaut, la recherche se fait dans la catégorie courante : ainsi il est possible de se restreindre aux évènements en rapport avec ce que l'on cherche.

Agenda

L'agenda Indico est organisé en sessions et contributions. Une session contient des contributions mais une contribution n'a pas nécessairement besoin d'être dans une session. Une session peut être répartie dans l'agenda en plusieurs "session block".

On peut associer à une contribution un présentateur et lui donner les droits de télécharger sa présentation ou des documents associés à sa contribution. Si le présentateur a déjà un compte Indico, il suffit de le sélectionner (bouton "Add Indico User"). Sinon, il faut l'ajouter avec le bouton "Add New" et indiquer son email puis lui demander de se créer un compte Indico avec le même email : il aura automatiquement les droits pour attacher des documents à sa contribution.