Réservation de salles

Le service de réservation de salles gère toutes les salles du LAL (et du CSNSM), qu'elles soient équipées ou non de matériel de vidéoconférence.

Accès à la réservation de salles

Pour utiliser la réservation de salles, il faut se connecter à Indico et cliquer sur le bouton Réservation de salle. Il est nécessaire de s'authentifier dans Indico (bouton "S'authentifier" en haut à droite). Pour cela vous pouvez utiliser :

  • votre compte Janus (certificat ou username/password CNRS) : méthode "eduGain/RENATER"
  • votre compte LAL (ou CSNSM pour les utilisateurs du CSNSM) : cliquer sur le bouton correspondant dans la page d'authentification
  • Si vous ne pouvez utiliser aucune des 2 méthodes ci-dessus, utiliser votre compte Indico : méthode "Se connecter avec Indico"

Réserver une salle

Pour réserver une salle, dans le formulaire "Commencer votre réservation..." (cliquer sur le menu Réserver une salle si le formulaire n'est pas affiché), indiquer la date et l'heure de la réservation souhaitée, le type de réservation (unique ou récurrente) puis cliquer sur le bouton Chercher. Cela affiche la liste des salles disponibles pour le créneau horaire demandé (ou l'ensemble des créneaux si c'est une réservation récurrente). Il est possible de restreindre la recherche de salle à celles qui sont définies comme favorites ou bien de spécifier une partie du nom des salles à sélectionner (par exemple "salle bleue").

Pour sélectionner une salle, cliquer sur sa photo. Cela fait apparaître 3 boutons : celui de gauche permet de sélectionner la salle et celui du milieu de voir les détails sur la salle puis de lancer la réservation.

Lors de la confirmation de la réservation, il faut indiquer le motif (qui sera visible des autres utilisateurs), typiquement le nom de la réunion. Il est aussi possible de faire une réservation au nom de quelqu'un d'autre : cette personne recevra les notifications futures à propos de la salle.

Sélection de salles par critères

La liste des salles pouvant être longue, il est possible de sélectionner un sous-ensemble des salles correspondant à un critère particulier (par exemple, la capacité, le bâtiment ou l'équipement disponible).

Il est aussi possible d'utiliser la carte à droite de plusieurs façons :

  • En cliquant la case "Montrer seulement les salles dans cette zone" et en faisant un zoom pour afficher uniquement les bâtiments dans lesquels on souhaite réserver une salle (on peut aussi déplacer la zone de la carte affichée en cliquant et en déplaçant le curseur)
  • En faisant un zoom et en cliquant sur une salle pour afficher ses détails et éventuellement la réserver
  • En cliquant sur une salle dans la liste des salles : la zone où se trouve la salle apparaît alors en orange sur la carte (faire un zoom pour voir le bâtiment si nécessaire)

Réservation depuis la création d'un événement

Il est possible de réserver une salle dans le cadre de la création d'un événement Indico. Dans le dialogue de création de l'événement, sélectionner le site LAL puis la salle dans le menu. Une fois la salle sélectionnée, un message apparaît dans le dialogue vous proposant de faire la réservation en même temps que l'événement est créé si la salle est disponible ou vous indiquant s'il la salle est déjà réservée.

Si vous avez créé un événement sans faire la réservation, deux cas se présentent :

  • vous avez indiqué une salle dans les paramètres de l'événement : une ligne apparaît avec le lien pour faire la réservation. Une fois la réservation faite, elle est automatiquement liée à l'événement.
  • vous n'avez pas indiqué de salle dans les paramètres de l'événement ou vous souhaitez la modifier, il faut aller dans la page d'administration de l'événement et utiliser le menu "Réservation de salle". Si l'événement n'a pas de lieu défini dans ses paramètres, le lieu est mis à jour avec la salle réservée.

Définir des salles favorites

Il est possible de définir un sous-ensemble des salles comme salles favorites. Pour cela, dans la liste des salles, cliquer sur la photo d'une salle puis sur le bouton le plus à droite qui apparaît.

Lors des réservations, un des filtres disponibles permet de ne montrer que les salles favorites.

Demande de blocage de salles (Options)

Pour des besoins particuliers, il est possible de demander au gestionnaire d'une ou plusieurs salles de bloquer la possibilité de réserver ces salles pendant une période en jours (qui doit éviter d'être trop longue). Lorsqu'une salle est bloquée, seule la personne qui a demandé le blocage, les personnes qu'elle a autorisé explicitement et le gestionnaire de la salle peuvent faire une réservation. Cela permet, par exemple, de prendre une ou plusieurs options sur une ou plusieurs salles jusqu'à ce que la date d'un événement soit fixé et que les options puissent être levées.

Pour faire une demande de blocage de salle, il faut aller dans le menu "Liste des salles" puis cliquer sur le bouton "Actions" (en haut à droite). Cela fait apparaitre un bouton permettant de sélectionner la ou les salles à bloquer. Une fois les salles sélectionnées, il faut cliquer sur la coche verte en haut à droite qui ouvre le dialogue permettant de sélectionner la période.

Une fois la demande de blocage validée par le gestionnaire de chaque salle concernée, elles apparaissent explicitement comme non disponibles dans le calendrier des réservations (Menu "Réservations)".

Il est possible de voir la liste des demandes de blocage qu'on a fait et leur statut, ainsi que de les détruire, en allant dans le menu en haut à droite et en sélectionnant "Mes blocages".

Gérer les réservations en cours

Liste des réservations

Pour voir la liste des réservations en cours que vous avez faites, cliquer sur le menu "Mes réservations" dans le menu en haut à droite de la réservation de salles. Pour voir le calendrier de réservation de toutes les salles, utiliser le menu "Réservations" en haut de la page. Dans les 2 cas, pour chaque salle, il est possible de voir le calendrier de ses réservations depuis les détails de la salle.

La vue calendrier des réservations permet de sélectionner une vue par jour, semaine ou mois mais le défaut est par jour.

Notifications

Une fois une salle réservée, vous recevrez des notifications avant la date pour vous rappeler votre réservation et vous indiquer comment annuler la réservation si vous n'en avez plus besoin.

En tant que gestionnaire d'une salle, par défaut, vous recevrez des notifications à chaque fois que quelqu'un réserve la salle ou des demandes de validation pour les salles où seule la pré-réservation est possible. Cela peut occasionner un grand nombre de mail et il est possible de blacklister les notifications pour certaines salles dans vos préférences Indico. Dans le champ "Notifications de la salle", choisir "les salles que je gère ou dont je suis responsable. Dans la "liste noire", cliquer sur la ou les salles (sélection multiple par CTRL-click ou SHIFT-click) que vous voulez blacklister puis cliquer sur "Sauver".

Annulation d'une réservation

Via la liste des réservations (ou depuis un mail reçu à propos de la réservation), cliquer sur la réservation pour en voir les détails et utiliser le bouton "Annuler la réservation".

Quand la réservation est liée à un évènement Indico, si l'événement est détruit, les réservations de salles associées à l'événement sont annulées.

Si la réservation est récurrente, "Annuler la réservation" détruit toutes les occurrences. Pour annuler une occurrence spécifique, utiliser le bouton "Voir sur la ligne chronologique" dans les détails de la réservation.

Pour en savoir plus...

Une documentation complète de la réservation de salles, en anglais, est disponible sur le site de documentation de Indico. Ce site (en anglais) est accessible via le menu d'aide de Indico.